29 nov 2011

Come organizzare eventi culturali

Organizzare eventi di stampo culturale può essere divertente ma bisogna tener presente che nulla può essere affidato al caso. Se ti occupi di questa attività a tempo pieno o anche solo saltuariamente, ecco alcuni consigli.


Prima di tutto, scegli la data giusta e a seconda del genere di evento che devi organizzare. Se devi creare un incontro per la presentazione di un libro, sarà cosa ben diversa che curare un concerto. La data innanzitutto dovrà essere preferibilmente verso la fine della settimana, quando di solito il pubblico ha meno impegni e può decidere di partecipare anche se l’evento è serale.


La data non deve coincidere con festività o giorni di festa stabiliti dal calendario, come, per fare un esempio, il primo maggio: ognuno fa quello che vuole in quelle occasioni. Decidete bene anche l’orario. Per la presentazione di un libro si può pensare ad un orario pomeridiano o serale, per un concerto serale, per un evento dedicato ai più piccoli obbligatoriamente l’orario dovrà essere fissato nel corso del pomeriggio.


Fatto questo, oltre all’evento vero e proprio, decidete di “spezzarlo” se possibile, con qualcosa che funga da contorno. Ad esempio, per quanto riguarda i libri , un ottimo modo per spezzare la presentazione e darle respiro è proporre qualche momento di musica, anche più di uno tra un intervento e l’altro, così da non annoiare chi ascolta, infatti la soglia di attenzione normalmente non va oltre la mezz’ora. Se organizzate un concerto, potrebbe essere l’occasione per dare qualche spazio anche ad uno o più artisti emergenti perché si propongano la prima volta e, al contempo, rendano più “pimpante” la serata.


Cercate degli sponsor per l’evento. Se per esempio avete bisogno di un aiuto finanziario per sponsorizzare l’iniziativa potete pensare di coinvolgere realtà del territorio, che potranno contribuire ottenendo qualcosa in cambio: per esempio il logo della loro azienda-ditta potrebbe comparire sui depliant che stamperete per l’occasione.


Create dei depliant, degli inviti affidandovi ad una tipografia oppure al fai da te, vi basta avere Word per il testo, un programma di editor per le immagini come Picasa e un po’ di fantasia per realizzarli. Se dovete inserire i loghi delle aziende, fateveli mandare via mail e poi fate semplicemente copia-incolla.



Spedite sia inviti cartacei sia via mail. Se avete molti contatti sulla vostra casella inviate l’invito con un allegato (usate lo scanner) e risparmierete tempo e soldi. Assicuratevi la presenza di una ventina di persone, tra i vostri conoscenti, così da avere già un pubblico e non trovarvi con la sala vuota: parenti, amici e conoscenti vanno benissimo.


Concordate tempi e modalità con chi-autore, artista o altro-dovrà presentare il suo lavoro, quindi promuovete l’evento via Internet con una pagina evento su Facebook, comunicati stampa, ma anche locandine da esporre nei luoghi che possono interessare al pubblico, concordando il tutto con Comune o altre realtà, ad esempio i commercianti.


Infine, pensate ad un piccolo rinfresco per la fine della serata. Potete appoggiarvi agli sponsor per questo, inoltre è un ottimo modo per conversare e conoscersi meglio tra pubblico e artisti. Anche voi, inoltre, potrete conoscere nuove persone e aggiungerle tra gli invitati al prossimo evento che organizzerete.




Leggete l’ebook “Organizzare eventi” di Filippo Maria Cailotto


DESCRIZIONE

Organizzare eventi non è una cosa che si possa improvvisare, occorre una professionalità specifica. Questo ebook, rivolto agli organizzatori di eventi di qualsiasi tipologia, ma in particolare a quelli dei settori cultura e spettacolo dove le tecniche del marketing non sono ancora pienamente diffuse, propone un approccio più consapevole delle strategie di pianificazione e management, per trasformare ogni manifestazione in un successo.